就職活動での電話のマナー

電話をかける前の準備

友人に電話をかける際などには、気をつかうことはありませんが、企業に電話をする際には、電話をかけるための準備を前もってしておく必要があります。

電話をかける際に必要な物や環境について、見ていきましょう。

聞いた事を記録に残せるように、メモ帳を用意

電話で質問や面接の予約をすると、担当者から回答をもらうことになるので、それらを忘れずメモできるように、メモ帳を用意しておきましょう。

頭で覚えて忘れてしまい、再度電話で確認すると「不注意な人」という印象を与えてしまうので、教えてもらった情報は全てメモに残すように心がけましょう。

また、質問をすることがいくつもあるようなら、前もってメモ帳に質問項目を列挙しておくと、忘れずに全て質問できるので事前に準備しておくとよいでしょう。

資料や名刺など必要な物を用意

電話で質問をする際に、「企業パンフレット」など資料が必要なら、それらも事前にそろえておき、スムーズに質問できるようにしておきましょう。

必要な場合には、「担当者の名刺」や、「送った履歴書のコピー」なども用意しておくとよいでしょう。

企業の担当者は、電話対応だけをしているわけではないので、電話をかける時間をできるだけ短くできるように、必要な物を準備しておくことが大事です。

電話をかける環境

電話をかける際には、周りの環境や時間帯にも注意が必要です。

繁華街や車の運転中に電話をしていては、騒音で相手の声が聞き取りづらくなってしまい、何度も確認が必要になることがあるので避けるようにしましょう。

机のある静かな場所で電話をする

就職活動中に、こちらから電話をする場合は、自宅からかけることが多いと思いますが、その際にも静かな部屋で、メモしやすいように机がある場所で電話をするとよいです。

外出中に電話をする場合でも、できるだけ静かな環境を選ぶようにしましょう。

もし、企業側から電話があって、騒音が多い場所であったなら、「場所を変えてから再度電話をかけさせて頂きます」と伝えて、折り返し電話をすると失礼にならないです。

仕事が忙しい時間帯を避けて電話をかける

メールなどで事前の予約をせずに電話をする場合は、午前なら10時から12時の間、午後なら14時から16時の間にするようにしましょう。

業務開始時間や終業時間の前後は、忙しいことが多いので、それらの時間は避けるようにしましょう。

もし、担当者が不在ということでしたら、再度時間を変えて電話をするか、折り返し電話してもらえるように、伝言をしておくとよいです。

電話のかけかた、電話のマナー

こちらから電話をかける際の、電話マナーを見ていきましょう。

電話をかける前に上記してきた必要な物をそろえ、再度質問事項の確認を行っておき、できるだけ短い時間で要件を伝えられるようにしておきましょう。

準備ができたら電話をかけましょう。

相手が電話に出たら、こちらから挨拶をして名前を名乗ります。

次に、担当者や人事部への取り次ぎをお願いします。

担当者が不在の場合は、電話をかけなおさせて頂く旨を伝える。

担当者の人が出たら、相手側の都合を確認後、再度、名前を名乗り要件を伝えましょう。

聞きたかったことや面接の予約などを行い、それらをきっちりメモに取るのを忘れないようにしましょう。

要件が済んだら、お礼をいい、相手側が電話を切ったのを確認後、こちらも電話を切ります。

まとめ

就職活動期間には、それ程たくさん電話をかける機会はないので、電話のマナーに慣れることはないかもしれません。

しかし、しっかりマナーに則った会話をしようと心がけているだけで、相手の印象もよくなります。

ぎこちなさはあっても、相手の立場や状況に配慮することが最も重要です。